Panel de Control para proyectos basado en Excel 2010

La entrada se resume en tres orígenes de información en tres pestañas distintas de Excel:

• La programación de un proyecto en forma de Gantt.

• Los ingresos contables en formato de libro mayor contable.

• La realidad de los avances del proyecto en formato de Check List.

Tablero inicial y flujograma explicativo:
























El Tablero se divide principalmente en 5 botones que nos llevarán a 4 pestañas diferentes mas un botón para actualizar los cálculos.

01) Línea Base
02) Ingresos Contables
03) Control de Avances
04) Recalcular 

05) Panel de Control

Independiente de lo complejo o sencillo que parezca el método, voy enfocarme en la línea base y el control de avances, entendiendo que de los tres participantes la única ordenada será la lista de egresos contables. 

01) Linea Base:

En lo personal, Microsoft Project es la aplicación indicada para generar un programa de actividades. ¿Entonces qué pasa si lo complemento con Excel?. 

Si copiara el total de una lista de items de un programa en Project y lo pego en Excel se puede observar que para identificar las dependencias de las tareas, Excel ha dado sangrías a los ítems de la misma manera que lo hizo Project, y este es el punto de encuentro para mantener la estructura. Entonces me voy a aprovechar de Project por su versatilidad de ligar las tareas de una manera criteriosa y, de Excel por su versatilidad de hacer operaciones matemáticas con estas tareas.

Ver como referencia el post: Un Gantt en Excel manipulando los recursos y la curva de inversión. 

02) Ingresos Contables:

Que tan difícil debería de ser acordar con esta área de la empresa como vamos a llamar a las cosas, como las vamos a ordenar y cómo las vamos a clasificar?

03) Control de Avances:

El Check List es un registro que va hacia la obra, y vuelve completado con SI y NO, no más que eso. Pero los que nos está diciendo en realidad es el avance de la línea base del programa para el periodo específico.

04) Recalcular:

Lo que sucede entre las pestañas de la línea base, los egresos contables y el control de avances está basado en la metodología de cálculo del "Earned value project/performance management (EVPM) y de aquí en adelante el resultado!. 

05) Panel de Control:

Panel de Control que se actualiza con el ingreso de los datos: 

El Panel de control es capaz de exponer:

• Estado con su histórico de los avances de costos contra los avances planeados.
• Estado e histórico del desempeño de la fuerza de trabajo.
• Estado e histórico del desempeño de los costos.
• Tres resultados de proyecciones de costos en base a la experiencia del histórico.
• Objetivos de los desempeños para evitar las proyecciones.
• Alertas de la necesidad de repensar los costos y la programación.

Los pasos del metodo programado son los siguientes:

1. Macro para convertir un Gantt en un Check List por el método del 50%-50%. Ver
2. Macro para unificar la información Contable, de Avance y Programada. Ver
3. El Resto está resuelto con formulas de Excel que actúan sobre los resultados de las Macros.

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