La estructura de la información para obras edilicias

Desde hace un tiempo percibí el enorme conflicto que existe en este rubro con el manejo de la información como herramienta vital del proceso de construir. 

Lo anterior resumido en un lenguaje mundano significa que al no haber un consenso entre las partes interesadas en las maneras, métodos y formatos de organizar y compartir la información nos lleva indefectiblemente al desgaste de invertir tiempo en interpretar la personalización de formatos en los planos de proyectos, sobre todo en la manera de dibujar y presentarlos, a tener que interpretar diversas planillas y controles que intentan reflejar lo mismo pero de formas diametralmente opuestas.

Hasta acá el desgaste solo se traduce en tiempo y claro que atentan contra la capacidad de quien interpreta la información recibida entendiendo que este es idóneo en el tema y tiene que deducir todo el razonamiento que lo llevó a presentar el trabajo de tal o cual manera. Cuando a esto le sumamos un problema de dialogo en los equipos de trabajo surge el peligro más doloroso, el ejecutar o trabajar en base a información no vigente por el solo hecho de haber un conflicto de entre quienes producen la información y quienes las toman como referencia para tomar decisiones.

Con el tiempo, algunas mañas de acumular documentación como una anécdota de mi experiencia, surgió el dilema que había participado de varios proyectos con diferentes tipos de responsabilidades, de que todavía conservo toda la información o la mayor parte de ella y que una manera de evolucionar en cada objetivo nuevo era volver hacia la última experiencia y tomarla como punto de partida para acomodarla a la situación que se presente.

Entonces partí de la base de que quería organizar todos los proyectos en los que he trabajado y de los que trabajaré, de forma que me permita acceder a la información de una manera directa sin navegar por la computadora horas, y esto me llevo a razonar todos los hitos y procesos de la vida de un proyecto donde se genera o se registra un documento.

Aclarando que todos los proyectos que traje al caso son de construcción de obras edilicias surgió la siguiente estructura de información:

Estructura de las carpetas:

01- Inspección Inicial\ Contiene toda la información referente al primer contacto con el proyecto, visitas al campo, notas y minutas.

1. Fotos
2. Notas
3. Minutas

02- Antecedentes Técnicos y Legales\Abarca la información y planos que nos sirvieron de punto de partida.

1. Relevamiento Arquitectónico de obra construída
2. Relevamiento Eléctrico de obra construída
3. Mensuras y Divisiones
4. Planos Arquitectónicos
5. Planos Eléctricos

03- Evaluación del negocio\ Entendiendo que la construcción es un negocio donde el objetivo es ganar dinero, siempre debe de haber un ejercicio donde se intenta llegar a un estimativo numérico proyectado, bocetos y alguna aproximación a la idea.

1. Site Google Maps
2. Sketch de Presentación
3. Sketch 3D de la Idea
4. Estudio de Áreas y Costos paramétricos
5. Indicadores de mercado
6. Folletería turistica

04- Anteproyecto y obs.\Contiene toda la información de proyecto desde el momento que la evaluación del negocio dio como resultado avanzar hasta el concepto hasta que es aceptado por las partes. Claro que acá es normal que se haya vivido eventos cíclicos donde fue necesario replantear la evaluación del negocio en el punto 03 y volver nuevamente a modificar el concepto.

1. Site
2. Sketch
3. Arquitectura
4. Estructura
5. Vial
6. Instalación Sanitaria
7. Folletería de pre-venta.

05- Proyecto y actualizaciones y obs.\ Contiene toda la información de proyecto con SUS VERSIONES, las versiones es un punto fundamental porque a partir de acá y para toda la vida del proyecto incluyendo la ejecución se asentarán los cambios del proyecto.

1. Memoria Descriptiva
2. Memoria Descriptiva Instalación Eléctrica
3. Memoria Descriptiva Instalación Termomecánica
4. Memoria de Calculo
5. Site
6. Topografía
7. Arquitectónico
8. Estructural
9. Instalación Eléctrica
10. Instalación Hidraúlica
11. Instalación Sanitaria
12. Instalación de Gas
13. Instalación contra incendio
14. Instalaciones especiales
15. Civil Vial
16. Civil Hidráulico
17. Civil Portuario
18. Presentación
19. Constructivo
20. Iluminación
21. Automatización
22. Pliegos de especificaciones Técnicas

06- Cuantificaciones\O también conocidos como cómputos métricos. Siempre refiriendo a la versión del proyecto esta carpeta contiene todos los planos y planillas generadas para conseguir un análisis de los volúmenes del proyecto, lo que a continuación da pie a realizar un análisis de costos.

1. Instalación Eléctrica. Ver Post sobre el tema.
2. Movimiento de suelo
3. Obra Completa
4. Obra de Hormigón.
5. Acero estructural. Ver Post sobre el tema.
6. Mampostería
7. Puertas y Ventanas
8. Instalación Sanitaria
9. Pisos
10. Instalación de Cerraduras de Max. Seguridad
11. Mobiliario
12. Revestimientos
13. Impermeabilizaciones
14. Cielorrasos
15. Revoques
16. Molduras

07- Análisis de Costos\ Como el análisis de costos surgió de unir las cuantificaciones y los pedidos de presupuestos, en mi experiencia el poder respaldar el análisis con los presupuestos pedidos en ese momento fue una estrategia muy útil al momento de ejecutar pues ya tenemos un indicio de quienes podrían ser nuestros socios para avanzar con el proyecto.

1. Ingeniería y calculo de los Costos

09- Presupuestos Venta\Este es el punto donde se consolidó el punto 03, acá se define el precio de venta del producto terminado y la información que contiene son los detalles que nos llevaron a proponer ese precio.

1. Detalle del calculo del precio de venta 
2. Presupuesto

10- Programa Base y Actualizaciones\ La programación de obra está directamente ligada al análisis de costos, por esto en esta carpeta se incluye desde la programación inicial de referencia hasta la última actualización según las circunstancias dadas del proyecto.

1. Originales Recibidos
2. Programación maestra de las tareas
3. Programación de los costos y cash flow

11- Contratos, Referencias, Actas de Inicio y Prórrogas\ Aquí encontraremos todo lo referente a la parte legal de la que sabemos poco y nada pero igual la guardamos por las dudas.

1. Contratos
2. Referencias
3. Actas de Inicio de trabajos
4. Prórrogas otorgadas

12- Reglamentos e información extraordinaria\ Todas las obras tienen sus particularidades y sus referencias y se compilan en esta carpeta.

1. Leyes vigentes y aplicables federales
2. Leyes vigentes y aplicables provinciales
3. Leyes vigentes y aplicables municipales
4. Leyes vigentes y aplicables internas

13- Tramitología\ Se incluyo todos los tramites necesarios del proyecto.

1. Plano de Topografía
2. Plano de Arquitectura
3. Plano de Estructura. Ver Post sobre el tema.
4. Plano de Instalación Eléctrica. Ver Post sobre el tema.
5. Plano de Instalación Hidraúlica
6. Plano de Instalación Sanitaria
7. Plano de Instalación de Gas
8. Plano de Instalación contra incendio
9. Plano de Instalaciones especiales
10. Permisos
11. Notas
12. Habilitaciones
13. Seguros

14- SubContratos y seguimientos\ Se alimenta de todos los subcontratos realizados, sus actas de inicio, los seguimientos, sus estimaciones o también conocidos como certificados, los seguimientos de control, y sus correspondientes actas de recepción. Tal vez cada subcontrato pueda contener el total de las carpetas que conforman un proyecto.

1. Presupuestos
2. Comparativa de costos
3. Contratos
4. Pólizas
5. Seguimiento de avances
6. Minutas de Inspección
7. Certificados 
8. Facturas
9. Cierre de los contratos

15- Seguimientos a Compras\ En esta carpeta se alojan tanto el calculo de previsiones de materiales, como los órdenes de pedido a compras, el seguimiento del stock y los remitos de recepción de materiales.

1. Requerimientos
2. Presupuestos y Comparativa de costos
3. Notas de Pedido
4. Facturas
5. Remitos

16- Estimaciones o Certificados de obra al comitente\ Su nombre lo dice todo.

17- Inspecciones de Proyecto\ Se incluyeron todas las minutas y fotos de inspecciones del proyecto por parte de del constructor como mecanismo de control interno, los check list son un control interno también. 

1. Minutas de las inspecciones
2. Check List
3. Fotos
4. Acuerdos

18- Inspecciones de Comitente\ Se incluyeron todas las minutas y fotos de inspecciones del proyecto por parte de quienes financian el proyecto. 

1. Minutas de las inspecciones
2. Mails de referencia en la toma de decisiones
3. Acuerdos

19- Inspecciones de los clientes\ Se incluyeron todas las minutas y fotos de inspecciones del proyecto por parte de quienes serán los usuarios finales del proyecto. 

1. CheckList de las unidades
2. Actas de compromisos

20- Multas e imprevistos\El haber capturado todos los imprevistos, no sirvió más que para un auto aprendizaje, cuando volví a tal o cual obra, el recordar estos aspectos me ayudó a tenerlos en cuenta para no volver a repetirlos. 

1. Multas por omisión corporativa
2. Multas por negligencia
3. Imprevistos por omisión
4. Imprevistos por negligencia
5. Registro de accidentes

21- Recepción del cliente\  Aca abarcó todo  lo relacionado a que el usuario final reciba la obra.

1. Minutas de Inspección
2. Check List Internos
3. Actas de Recepción Provisorias
4. Actas de Recepción Definitivas

22- Cierres de obra\ Contiene toda la información legal relacionada a la finalización del proyecto.

1. Planos de final de obra
2. Habilitaciones
3. Fotos

23- Carpeta de Resumen del proyecto\Carpeta de Resumen del proyecto\ En mi caso siempre fue necesario poder resumir que hice, y es aquí donde en pocas lineas describí mi intervención al proyecto.

1. Resumen del proyecto

Ahora bien, teniendo en cuenta que cada uno de estos puntos conforman la estructura de carpetas de cada uno de mis proyectos, y que todos mis proyectos tienen la misma estructura pasamos a los registros y los documentos. 

Una manera simple que encontré fue tomarme el tiempo de decidir de qué manera voy a identificar mi información de tal que manera que no sea necesario abrir el archivo para saber que contiene, en otro idioma llamar a la cosas por su nombre.

Hasta acá me podría definir como un coleccionista de información algo obsesivo del orden pero, sin embargo, si hago la traspolación a un trabajo en equipo y que esta estructura esta en una nube con acceso a los diferentes integrantes que se pueden encontrar o no en distintas ubicaciones geográficas tengo la certeza de afirmar que a no todos les incumbe el total de la información, que según sus participaciones en el proyecto serán sus aportes y que el tener acceso al total de la información hoy es un privilegio. Y es así que surgió el yo como administrador de la información.

Una de las macros escritas para lograr esto fue la Macro para interactuar entre Excel y la estructura de un directorio

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