Panel de Control y Trazabilidad de las Compras y Suministros

En general, por mucha programación que se pueda pronosticar en un proceso de producción, una pata fundamental para el cumplimiento es el suministro de los insumos.

Siguiendo el concepto que indica el estándar de las normas ISO 9001, que detalla en resumen que si un proceso es crítico para la satisfacción del resultado, este proceso debe de ser controlado en toda su trazabilidad.

El primer paso para avanzar sobre lo anterior fue entender y visualizar el proceso en su totalidad y quedo de la siguiente manera y surgió el flujograma del Proceso.

Junto al flujograma surgieron establecer los siguientes objetivos:

• Establecer tiempo lógico de respuestas.
• Tiempo de proceso de la orden de compra = 1 días.
• Tiempo para la cotización = 2 días. 
• Tiempo de aprobación de la orden de compra = 1 día.
• Tiempo de envío de la orden de compra al proveedor = 1 día.
• Tiempo de entrega del material = Depende la negociación.
• Pago al proveedor = Preestablecido con apr. de contabilidad.
• Para Compras de insumos nuevos incrementar la investigación de los proveedores = +3 días.
• Tiempo del proceso= 7 días + Tiempo de entrega del proveedor.
• Para compras frecuentes el tiempo del proceso será 5 días + Tiempo de entrega del proveedor.

Con los objetivos surgió esta modesta aplicación para evaluar las métricas de medición que detallo a continuación.

La aplicación consiste en determinar cada hito del proceso de las compras entendiendo que el proceso nace cuando quien tiene la necesidad la informa de manera formal y muere con la entrega del o los insumos. 

Para lo anterior se determinó que el proceso en su teoría lineal debería de seguir más o menos la siguiente lógica:

01) Nace el proceso con el pedido de materiales:

Quiero saber:

 

• Cuando se generó la orden de pedido?
• Que numero se le asignó a la orden de pedido?
• Para cuando me informan que necesitan en obra el material pedido?
• Cuantos presupuestos se generaron para atender la orden de pedido? 

02) Una vez decidido el proveedor se genera una orden de compra:

Quiero saber:

• Que orden/es de compra se asignó a la solicitud? 
• Con qué fecha salió la OC?
• Que Fecha se pacto para la entrega?
• Con quién fué el trato comercial? 

03) Momento que culmina la dulce espera de recibir lo comprado:

Quiero saber:

• Se recibió la compra? SI - NO - Falta Remito
• Con que Fecha?
• Hubo reclamos sobre la calidad de la recepción? SI-NO
• La recepción del material fué sellada y firmada por alguien? SI-NO

04) Luego el proveedor complementa la información de la compra: 

Quiero saber:

 

• De que Fecha es la factura?
• Que Numero tiene la Factura?
• Cual es el Concepto de la Factura?
• Cual es el SubTotal de la Factura?

05) Luego un aporte del Comprador: 

Quiero saber:

• Que Imputación contable tubo la factura?
• Se verificó el precio Unitario y el sub-total de los comprado con lo facturado?
• La Orden de compra fué aprobada para el pago? SI-NO 

06) El aporte de los contables: 

Quiero saber:

• Como se va a pagar esa factura?
• Cuando se va a Pagar? 

 07) Mis deducciones sobre el proveedor:

Quiero saber:

• El proveedor cumplió con su compromiso en tiempos?
• Presentó factura en donde debía?
• La entrega se consiguió en los tiempos que la obra lo proponía?
• Presentó factura luego de los 7 días de la entrega? 
• Hubo quejas sobre el producto entregado?
• Fué el mejor proveedor de una terna? 

 07) Mis deducciones sobre el departamento de compras: 

Quiero saber:

• Hubo Orden de Pedido para generar la compra?
• Compras cumplió con el requerimiento que obra le marcaba?
• Compras comparó precios antes de comprar?
• El tiempo entre la orden de pedido la compra fué menor a 2 días? 
• El tiempo entre la factura generada y orden de compra fué menor a 2 días?

 08) El Resultado de haber preguntado tanto: 

La aplicación aparte de informar del estado de cada proceso de compra vigente debía de responder siete preguntas básicas a saber del conjunto de procesos como un todo:

Fue eficiente el departamento de compras en dar el servicio al área de producción?

1) Los procesos realmente comienzan de manera formal?
2) Las compras son realizadas en los primeros dos días del pedido?
3) Los suministros fueron logrados según requerimientos del área de producción?

Que tan eficiente fueron los proveedores con la responsabilidad que le tocaba?                        

4) Los proveedores que cumplieron con la fecha requerida?
5) Las compras fueron recibidas a satisfacción?

Fue eficiente el departamento en cuanto a los aspectos económicos?

6) Se hicieron comparaciones de precios?
7) Se dio por finalizado el proceso de manera formal contra un remito?
                                     

Entonces, todas estas preguntas debería de evaluarse de manera mensual y poder ser comparadas con su mes predecesor para poder trazar los objetivos a superar y surge:

Panel de Control y Trazabilidad de las Compras y Suministros:

  

                                            

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