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PG_10, Auditorias Internas

OBJETIVOS:
Establecer la metodología, los responsables y las responsabilidades para planificar, preparar, ejecutar y hacer el seguimiento de las auditorías internas de la -La Empresa- y cómo deben realizarse estas actividades a fin de verificar que las operaciones realizadas aseguren permanentemente el cumplimiento de su Sistema de Gestión de la Calidad.
REFERENCIAS NORMATIVAS:
ALCANCES DEL MANUAL:
Todos los sectores de -La Empresa- que estén afectados por el MC, Manual de la Calidad
CONTENIDO:
01) Capacitación, entrenamiento y calificación de los auditores
02) Planificación anual de auditorías
03) Programación de Auditorías
04) Preparación de la Auditoría
05) Ejecución de la Auditoría
06) Finalización de la Auditoría
07) Informe de la Auditoría
08) Seguimiento de Acciones Correctivas y Preventivas
FORMULARIOS Y REGISTROS SURGIDOS DEL MANUAL:
  • F-PG-10_01, Plan anual de auditorías
  • F-PG-10_02, Programa Detallado de Auditoría
  • F-PG-10_05, Informe Final de Auditoría
  • F-PG-10_03, Lista de Vinificación para Auditorías
  • F-PG-10_04, Informe de Hallazgo
  • F-PG-14, Revisión del Sistema de Gestión
01) Capacitación, entrenamiento y calificación de los auditores:
Los auditores del sistema de la calidad son personal interno y/o externo y tienen la capacitación, entrenamiento y experiencia suficientes, de acuerdo a la calificación realizada por el -Responsable de la Gestión de la Calidad-. Mínimamente deben acreditar:
  • Aprobación de curso de -Auditor- Interno (>= 16 horas),
  • Experiencia previa como observador en auditorías (>= 16 horas).
02) Planificación anual de auditorías:
El -Responsable de la Gestión de la Calidad- anualmente repara el F-PG-10_01, Plan anual de auditorias.
La planificación es realizada en base a:
  • La importancia de los procesos, su desempeño, y
  • Los antecedentes de los F-PG-10_05, Informe Final de Auditoría anteriores
El -Responsable de la Gestión de la Calidad- o el -Gerente General- pueden determinar la realización de auditorías no planificadas cuando se detecten tendencias de fallas recurrentes, modificaciones en la organización de la empresa, una revisión general del Sistema de Gestión de la Calidad en uso, etc.
Para las auditorías no planificadas no es necesario modificar el F-PG-10_01, Plan anual de auditorías, sólo basta registrarlo en el F-PG-10_02, Programa Detallado de Auditoría correspondiente.
03) Programación de Auditorias:
El -Auditor-, programa la realización de cada Auditoría conforme a los lineamientos del F-PG-10_01, Plan anual de auditorías del año en curso. A dicho efecto completa el F-PG-10_02, Programa Detallado de Auditoría con la siguiente información:
  • Fecha de realización;
  • Lugar;
  • Auditor o equipo de auditores;
  • Objetivo;
  • Alcance;
  • Agenda detallada con los horarios, áreas / procesos a ser auditados y demás actividades relacionadas (El -Auditor- coordina la realización de las actividades de la auditoria con el responsable del área a auditar)
El -Responsable de la Gestión de la Calidad- debe enviar copia de dicho F-PG-10_02, Programa Detallado de Auditoria al sector a auditar con una anticipación de, por lo menos, una semana.
04) Preparación de la Auditoría:
Por otra parte, el -Auditor- analiza la documetación y Registros aplicables y presenta al -Responsable de la Gestión de la Calidad-, previo a la Auditoría, un Informe indicando las observaciones encontradas en la documetación analizada.
De ser necesario y previo inicio de la auditoria, se acuerda una reunión inicial.
Para el adecuado desenvolvimiento de la Auditoria, el responsable del área a auditar coordina y controla que durante el desarrollo de la misma esté presente el personal necesario.
El -Auditor-, para realizar la verificación puede utilizar como guía, de considerarlo necesario, una lista de verificación (“check list”) previamente confeccionada y que responda a los lineamientos de la Norma, ISO 9001:2008.
05) Ejecución de la Auditoría:
Durante el desarrollo de la Auditoria, los Auditores toman nota de las desviaciones en el momento en que las observen, confirmándose con el responsable del área auditada y registrándose junto con sus comentarios en la F-PG-10_03, Lista de Verificación para Auditorías, para su posterior análisis.
Los Auditores pueden agregar preguntas a la F-PG-10_03, Lista de Verificación para Auditorias antes o durante la Auditoria, si esto fuera conveniente para una mejor evaluación.
06) Finalización de la Auditoría:
Finalizada la Auditoria, el -Auditor- y el -Responsable de la Gestión de la Calidad- coordinan la realización de la reunión final con los responsables de las áreas involucradas.
Durante la reunión final y en presencia de los responsables de las áreas involucradas el -Auditor- informa a los presentes las desviaciones halladas y las recomendaciones provenientes de la Auditoria.
07) Informe de la Auditoría:
Cumplida la reunión final el -Auditor- emitirá el F-PG-10_05, Informe Final de Auditoria, al cual adjuntará los Formularios de F-PG-10_04, Informe de Hallazgo inherentes a los apartamientos encontrados, en un plazo no mayor a los 7 (siete) días corridos.
Emitido el original del Informe de Auditoria por el -Auditor-, el -Representante de la Dirección- lo revisa y libera para su distribución y archivo.
08) Seguimiento de Acciones Correctivas y Preventivas:
Una vez recibido el F-PG-10_05, Informe Final de Auditoría, el -Responsable de la Gestión de la Calidad- abre los F-PG-10_04, Informe de Hallazgo correspondientes y coordina su tratamiento con los responsables de las áreas pertinentes.
El responsable del área afectada en un máximo de una semana quince días, acuerda las acciones a seguir con el -Responsable de la Gestión de la Calidad- para su aprobación (de corresponder, ya sea por su importancia, impacto y/o por la inversión requerida, deben estar aprobadas por el -Gerente General-).
El -Responsable de la Gestión de la Calidad- es el responsable de monitorear y controlar los resultados de las acciones tomadas. 
El -Representante de la Dirección- es el responsable de informar al -Gerente General- sobre los resultados de las Auditorías realizadas, como parte de los datos a tener en cuenta en el F-PG-14, Revisión del Sistema de Gestión.
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