PG_01, Control de Documentos

OBJETIVOS: 

Establecer la metodología, los responsables y las responsabilidades  necesaria para la elaboración, adecuación, aprobación, actualización y distribución de los Documentos Internos y Documentos Externos, asegurando que sólo la revisión adecuada se encuentre en los lugares de uso.

REFERENCIAS NORMATIVAS:

• DEXT, Norma ISO 9001:2008
• DEXT, Norma ISO 9000:2005
• MC, Manual de la Calidad
• MC_ANX_01, Abreviaturas y Definiciones

ALCANCES DEL MANUAL:

El presente procedimiento se aplica a todos los documentos comprendidos en el Sistema de Gestión de la Calidad de -La Empresa-, a saber:

• Manual de la Calidad, Política de la Calidad y Objetivos de la Calidad
• Procedimientos generales, procedimientos específicos, especificaciones técnicas, planos, etc.
• Documentos externos

CONTENIDO:

01) Introducción
02) Confección e Identificación de los documentos
03) Generación, y aprobación de documentos
04) Revisión y actualización de documentos
05) Distribución y control de documentos internos
06) Documentos externos
07) Resguardo de los documentos informáticos

FORMULARIOS Y REGISTROS SURGIDOS DEL MANUAL: No existen formularios surgidos de este manual. 01) Introducción: Todo documento del Sistema de Gestión de Calidad está claramente identificado mediante su denominación, código, número de revisión (comenzando con 00 para la versión original), fecha de vigencia y paginado.  A su vez, cada página del documento posee un sistema único de identificación y en el encabezado de cada página se consigna el número de página respecto al total de páginas del documento controlado.  Los documentos no llevan en lo posible correcciones ni tachaduras.  Cualquier modificación será incluida mediante la emisión de una nueva revisión parcial o total del mismo. 02) Confección e Identificación de los documentos: Todo documento o registro se confeccionará siguiendo el presente procedimiento como guía, tanto en el formato como en el estilo de redacción. La codificación de un documento tipo será según el esquema "@@"_"NN" La codificación de un plano tipo será según el esquema "EMI"-"@@""Y"-"AA""NN"-"R" Donde "EMI" Indica las iniciales que identifican al emisor del plano Donde "@@" identifica el tipo de documento o especialidad del plano, a saber: "AG" Ayuda de Gremio - "CO" Plano Conforme a Obra - "CP" Cómputos - "CT" Plano de Cortes y detalles  "DF" Diagramas Funcionales - "DI" Detalle de Ingeniería - "DT" Detalles Típicos   "EC" Especificación de Compras - "EM" Esquemas Multifilares - "ET" Especificación Técnica   "EU" Esquemas Unifilares - "FL" Flujograma - "H" Especialidad de Hormigón - "IR" Informe de Relevamiento -  "IT" Informe Técnico -  "LP" Listado de Planos - "LY" Layout - "MC" Mantenimiento Correctivo "MD" Memoria descriptiva - "PC" Política de la Calidad - "PE" Procedimiento Específico "PG" Procedimiento General "PL" Plano General - "PM" Protocolo de Medición  "PO" Plano de Obra - "PT" Plano para Taller - "QC" Croquis - "RE" Relevamiento  "TA" Tablas, gráficos e información técnica  Donde "Y" Identifica la especialidad del elaborado, pudiendo ser: "A" Especialidad de Arquitectura - "C" Especialidad de Carpinterías - "D" Especialidad de Corrientes Débiles "E" Especialidad de Instalación Eléctrica - "F" Especialidad de Fabricación - "H" Especialidad de Hormigón "I" Especialidad de Instalación contra Incendio - "K" Especialidad de Instalación Termomecánica "M" Especialidad de Mecánico - "N" Especialidad de Saneamientos/Canalizaciones "O" Especialidad de Montaje - "P" Especialidad de Previstos - "S" Especialidad de Estructural "T" Especialidad de Topográfico - "U" Especialidad de Audio y Video - "V" Especialidad de Vías "U" Especialidad de Audio y Video  Donde "NN": Identifica al número correlativo correspondiente al Documento, que va del “00” al “99”, en caso de superar dicho número se agrega un dígito más a la codificación planteada.  Donde "R": Indica el estado de revisión. Respecto a este indicador, siempre que se trate de un plano en edición para aprobación, llevará como indicador una letra comenzando con la “A”. De ahí en más las sucesivas revisiones irán con la respectiva letra correlativa.  "AA": Identifica al año de confección del documento.  Una vez que el documento fue aprobado, pasará a revisión número “1” y de ahí en más las sucesivas revisiones irán con el respectivo número correlativo.  Este código alfa-numérico se utilizará también para nombrar el archivo digital, con el cual se guardarán los documentos, para posteriormente tener un control de dicho material. 03) Generación, y aprobación de documentos: El área o persona que detecte una necesidad de normar un procedimiento deberá consultar al -Responsable de la Gestión de la Calidad- si ya existen antecedentes normativos sobre el tema, de existir deberá controlar el objetivo y alcance de los mismos verificando si cubren las necesidades detectadas. En caso de no existir antecedentes, se procede a emitir un nuevo documento y para ello, el responsable del área o sector deberá: Elaborar el documento personalmente o designar a personal a su cargo para hacerlo, Asegurarse de dar participación en dicha elaboración a quienes ejecutarán el proceso. Revisar y firmar (“Preparó:...”) el nuevo documento y remitir al -Responsable de la Gestión de la Calidad-. El -Responsable de la Gestión de la Calidad- debe verificar la adecuación del nuevo documento al Sistema de gestión de la Calidad y luego remitirse al -Gerente General- para su aprobación.  El -Gerente General- debe revisar el nuevo documento y, de corresponder, dar conformidad mediante su firma, y de esta forma lo libera para que el -Responsable de la Gestión de la Calidad- pueda distribuirlo. 04) Revisión y actualización de documentos: Para proponer un cambio en algún documento del Sistema de Gestión de la Calidad, el interesado deberá solicitar a través de un e-mail dirigido al responsable del área que generó el documento en cuestión, detallando en el mismo la naturaleza y causa de la modificación solicitada. Todo cambio en un documento implica las mismas instancias de revisión, aprobación y distribución que las mencionadas para un documento nuevo. Los cambios deben ser identificados de la siguiente manera: mediante subrayado, aquello que se agrega mediante tachado, aquello que se elimina, añadiendo en ambos casos una breve descripción del motivo. 05) Distribución y control de documentos internos: La distribución de un documento tipo es efectuada por -Responsable de la Gestión de la Calidad- via email, en formato papel o cualquier otro elemento de distribución digital. La distribución se realiza en forma controlada, en función de lo  establecido en el S-PG-01, Matriz de Control Documentos, en la cual se identifica que tipo de documento será de acceso para cada una de las áreas que integran la organización. Es responsabilidad de el -Responsable de la Gestión de la Calidad- actualizar en el servidor de -La Empresa- una copia del Documento Vigente y archivar el documento que se convierte en obsoleto y se denominará un Documento Histórico. 06) Documentos externos: Cuando un documento normativo de -La Empresa- se sustenta en un documento externo como referencia, el responsable del proceso deberá de aportar la copia del documento externo al Sistema de Gestión de la Calidad. El -Responsable de la Gestión de la Calidad- deberá de incluir el documento externo en el S-PG-01, Matriz de Control Documentos a los fines de establecer su incumbencia y preparar su distribución en caso de ser necesario. 07) Resguardo de los documentos informáticos: En -La Empresa- todos los documentos informáticos se respaldan cuando: El documentos es guardado en la red informática de la -Oficina Central-: El -Software Iomega- del disco del servidor crea un copia espejo de los archivos como Back Up. La copia espejo está físicamente separada del original. Los diferentes equipos de la empresa utilizan el -Software Dropbox- de licencia gratuita. Los archivos guardados en los equipos que estén en la carpetas de la aplicación se respaldan en internet.  En ambos casos las dos maneras permiten capturar un mismo archivo en sus revisiones anteriores de avances y regresar a un punto anterior en cualquier momento. Volver al Post: Aplicando las Normar ISO 9001 Si te interesa dale al botón G+, comenta, participa... Y escribime para enviarte el ejemplo!