Establecer la metodología, los responsables y las responsabilidades necesaria para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.REFERENCIAS NORMATIVAS:
- DEXT, Norma ISO 9001:2008
- DEXT, Norma ISO 9000:2005
- MC, Manual de la Calidad
- MC-ANX_01, Abreviaturas y Definiciones
- PG-02, Control de los registros
ALCANCES DEL MANUAL:
El presente procedimiento se aplica a todos los registros y formularios comprendidos en el Sistema de Gestión de la Calidad de -La Empresa-.CONTENIDO:
01) IntroducciónFORMULARIOS Y REGISTROS SURGIDOS DEL MANUAL:
02) Codificación e Identificación
03) Almacenamiento y protección y recuperación
04) Tiempo de Retención del documento
No existen Formularios ni Registros surgidos del presente manual.
01) Introducción:
El -Responsable de la Gestión de la Calidad- confecciona y mantiene actualizado el S-PG-02, Control de los registros. Para ello se vale de la información que le proporciona cada responsable de las diferentes áreas y sectores cada vez que emiten un nuevo formulario o registro que será anexado al Sistema de Gestión.02) Codificación e Identificación:
Los datos a saber del registro serán:
• Código de identificación y revisión del formulario (de corresponder)
• Descripción del registro
• Responsable de la confección
• Responsable de la guarda
• Tipo de archivo (papel/informático)
• Tiempo de retención
En caso de enmiendas y/o tachaduras inevitables, se debe validar con la firma de la persona que la realizó, garantizando en todos los casos su legibilidad.
La codificación utilizada para los Formularios, planillas y formatos de la gestión es la siguiente:03) Almacenamiento y protección y recuperación:
Para Formularios: F-_____, NN
Para Registros: R- _____, NN
Para Registros de Seguimiento: S-_____, NN
Para Registros emitidos por externos: E-_____ , NNCuando la cronología del Documento sea mas relevante que su correlación numérica el -Responsable de la Gestión de la Calidad- podrá optar por identificar el documento con las siglas AAMMDD que se traduce en año (en 4 dígitos) + mes (en dos dígitos) + día (en dos dígitos).
- Donde: F Es la letra que identifica a los Formularios, Formatos y planillas a completar.
- Donde: R Es la letra que identifica a los Registros surgidos de los Formularios, Formatos y planillas elaboradas.
- Donde: S Es la letra que identifica a los Registros únicos de seguimiento.
- Donde: E Es la letra que identifica a los Registros provenientes de entes externos que se los decida considerar.
- Donde: ___ Es el código del Documento de origen (ejemplo: PG-02).
- Donde: NN Es la numeración correlativa de los Formularios relacionados al Documento de origen.
Los registros deben ser almacenados de acuerdo a su soporte:04) Tiempo de Retención del documento:
El Responsable del almacenamiento debe de asegurar:
- Papel: en biblioratos, debidamente identificados, organizados y de fácil acceso por su responsable.
- Informático: En soportes magnéticos, Discos rígidos internos o externos, redes e internet.
- La protección de forma de evitar su destrucción o alteración intencional o casual.
- Se pueden recuperar con facilidad, en cualquier momento, y durante la vigencia de los mismos.
El tiempo de retención mínimo de cada registro será de dos años a excepción de que exista un requisito legal que indique lo contrario sobre registros específicos. En este caso prevalece el periodo indicado en el requisito legal.Volver al Post: Aplicando las Normar ISO 9001
El responsable de cada área o sector podrá según su criterio extenderse de los tiempos de retención de los documentos como así eliminar por completo la información cuando:
- Haya excedido el tiempo de vigencia, y
- Cuando el Proyecto o Proceso al que el registro se refiere ya haya concluido, y
- Cuando haya prescrito cualquier requisito legal que afecte al registro.
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