Establecer la metodología, los responsables y las responsabilidades necesaria para asegurar que -La Empresa- controla los procesos de compra, de modo tal que lo que adquiera cumpla con los requisitos especificados.REFERENCIAS NORMATIVAS:
- DEXT, Norma ISO 9001:2008
- DEXT, Norma ISO 9000:2005
- MC, Manual de la Calidad
- MC-ANX_01, Abreviaturas y Definiciones
Las disposiciones de este procedimiento son aplicables a las compras de todos aquellos suministros críticos que puedan afectar la calidad de los productos/servicios de -La Empresa-CONTENIDO:
El Responsable de cada Proyecto en coordinación con el -Gerente de Proyectos & Obras- definen la criticidad de los insumos asociados a las características del proyecto.
01) Proceso de CompraFORMULARIOS Y REGISTROS SURGIDOS DEL MANUAL:
02) Información de las compras
03) Verificación de los productos comprados
04) Finalización del proceso de compras e interacción con -Departamento de A&F-
05) Sistema de Calificación de Proveedores en las compras realizadas
- F-PG-03_01, Pedido Interno de materiales, Registro tentativo
- RT-PG-03_02, Cotización, Doc. Externo
- F-PG-03_03, Orden de compra, Registro tentativo
- RT-PG-03_04, Remito, Doc. Externo
- RT-PG-03_05, Factura, Doc. Externo
El proceso de compras nace con una necesidad de la Obra que la materializa en una requisición de materiales y el -Departamento de Compras & Logística- es el responsable de cubrir esta necesidad.
Las necesidades provienen del -Gerente de Proyectos & Obras-, cuando la compra es necesaria para comenzar una actividad, o del -Jefe de Obra- cuando el proyecto o actividad está en su curso. En ambos casos las requisiciones son remitidas al -Departamento de Compras & Logística- y al -Depósito- y se genera un expediente único que describe las instancias del proceso.
El -Departamento de Compras & Logística- solicitara cotización cuando el caso lo considere necesario y todas las RT-PG-03_02, Cotización y las comparaciones que surgieran deben de adjuntarse al expediente del proceso de la compra.
Previo a concretar una compra el -Departamento de Compras & Logística- debe de asegurarse de que el proveedor ya cuenta con antecedentes de evaluaciones en -La Empresa- y que los resultados de estas fueron satisfactorios, en caso de no haber antecedentes se determina una evaluación inicial que consiste observar capacidades del proveedor revisando sus documentos en siguientes aspectos:
- Administrativo-financieros,
- Comerciales,
- Legales
- Técnicos
Dicha información de ser válida se archiva en un expediente único del -Proveedor- y este pasa a formar parte de los -Proveedores- calificados como APTOS para negociar con -La Empresa-
Cuando el -Departamento de Compras & Logística- recibe los presupuestos encargados (de corresponder), se procede a analizarlos y sugiere con el mejor criterio qué proveedor será el responsable de realizar la provisión y genera una F-PG-03_03, Orden de compra a la que adjunta las cotizaciones.
En todos los casos las F-PG-03_03, Orden de compra, deben de ser aprobadas por -Gerente de Proyectos & Obras-, para esto la forma de buscar la aprobación será la presentación del expediente único ordenado primero los registros mas recientes por ejemplo: F-PG-03_03, Orden de compra | evaluación de cotizaciones | RT-PG-03_02, Cotización | F-PG-03_01, Pedido Interno de materiales.
Luego de aprobada la F-PG-03_03, Orden de compra el -Departamento de Compras & Logística-, procede a remitir copia al -Proveedor- para proceder al suministro.02) Información de las compras:
El F-PG-03_01, Pedido Interno de materiales es el formulario que comunica las especificaciones del requerimiento.03) Verificación de los productos comprados:
En el formulario se detallan:
- Ítem del presupuesto al que se refiere el pedido
- La descripción del producto solicitado
- La cantidad y unidad requerida
- La fecha en la que se necesita la recepción del material
Si el insumo es crítico para el proyecto, es decir si una demora o una falla en la calidad afectan a la calidad y al avance de la obra.
Cuando estas descripciones no especifiquen claramente todos los aspectos necesarios para la compra el "Jefe de Compras & Logísticas" será el responsable de determinar junto con el responsable del pedido todos los datos necesarios para identificar el producto a comprar.
Las entregas pueden ser en obra, donde el responsable de la recepción será el -Administrativo de Obra- o en el -Depósito-, donde el responsable de la recepción será el -Jefe del Pañol- En ambos casos los responsables verifican que las recepciones corresponden con el RT-PG-03_04, Remito en los siguientes aspectos:
- Volumen de la entrega, y
- Dimensiones, marca y especificaciones, y
- Calidad especificadas en la solicitud (Si Aplica), y
- Adjunto información de ensayos realizados al producto (Si aplica)
- Certificados de calidad (Si aplica)
- Que el producto no muestre fallas detectables a la vista
En aquellos casos donde los responsables nombrados no estén presentes al momento de la recepción, esta quedará a cargo del máximo responsable presente el cual deberá de informar lo sucedido al responsable del proceso.
Cuando -La Empresa- y/o el -Cliente- desee controlar el producto adquirido en las instalaciones del -Proveedor-, dicha información será preestablecida en la F-PG-03_03, Orden de compra.
El responsable del control deberá dar, si corresponde, la conformidad para su recepción de acuerdo a lo establecido registrando su firma en el remito que debe de incluir la leyenda ""Recibí"", la Fecha y una aclaración del nombre y apellido del firmante.
Cuando el tamaño del lote requiera un tiempo considerable para su verificación, el responsable podrá recibir el material aclarando que está pendiente la revisión, en este caso debe de agregarse a la firma del remito la leyenda “A controlar”.
Cuando existan diferencias, el responsable de la recepción y verificación procederá a comunicar su superior para que este trate con el -Proveedor- el problema detectado al efecto de considerar la solución adecuada. De ser un conflicto que implique cualquier inversión extra, debe de ser informados al -Departamento de Compras & Logística- para que se adopten las medidas del caso con el -Proveedor-en cuestión.
Cuando el producto no cumple con la verificación inicial de recepción quien recibe puede aceptar de forma parcial o rechazar la entrega con la mínima autorización del -Jefe de Obra-. La aceptación definitiva de todos los productos comprados del -Jefe de Obra- cuando el producto es utilizado a completa satisfacción.
04) Finalización del proceso de compras e interacción con -Departamento de A&F-:
Cuando el -Departamento de Compras & Logística- recibe el Remito y la Factura y debe de verificar:
- Que existe conformidad en la recepción del producto.
- La cantidad entregada coincide con la cantidad comprada.
- La factura coincide con el precio pactado.
De ser positivas estas tres instancias se completa el expediente único con los siguientes registros:
- RT-PG-03_05, Factura
- RT-PG-03_04, Remito
- F-PG-03_03, Orden de compra
- RT-PG-03_02, Cotización
- F-PG-03_01, Pedido Interno de materiales
Para los casos específicos donde la compra comienza con un pago de anticipo o con un pago por adelantado del material, la carpeta se mantiene incompleta en el -Departamento de Compras & Logística- hasta completar que los puntos de conformidad fueron revisados, en caso de proceder la carpeta pasa al -Departamento de A&F- para su archivo, de lo contrario entra en la categoría de conflicto y aplica el proceder del punto anterior.
De no corresponder la revisión el expediente se mantiene en el -Departamento de Compras & Logística- y se contacta al -Proveedor- para la aclaración del punto en conflicto.
En Todos los casos de existir puntos en conflicto deben ser de conocimiento del -Gerente de Proyectos & Obras- y del -Gerente Administrativo & Financiero- la situación y ellos determinan la postura de -La Empresa- y los Responsables para manejar el conflicto.05) Sistema de Calificación de Proveedores en las compras realizadas:
Al concluir cada compra deben de quedar suficientes registros para determinar que sea posible evaluar y calificar el desempeño de cada -Proveedor- este debe de realizarse como mínimo una vez por año y el resultado final de la evaluación es consecuencia de la calificación y sumatorias de puntos asignados del Formulario F-PG-03_04, Evaluación y Calificación de Proveedores donde se evalúa:
- El cumplimiento del -Proveedor- en los tiempos de entrega del producto.
- Aspectos administrativos del -Proveedor- en el proceso de entrega del producto.
- La conformidad de -La Empresa- sobre el producto comprado.
- Si el -Proveedor- Se resaltó entre otros por alguna virtud en particular.
El proceso de calificación de los proveedores se realiza mediante el cálculo de un Índice de Calificación de Proveedor, el cual está compuesto por el % Cumplimiento atributos de servicio o Producto + % Cumplimiento de Atributos Comercial
Del volumen de compras realizadas a un proveedor -La Empresa- determinará:
• % de compras en que los tiempos de entrega del producto fueron de conformidad. (20 Pts.)
• % de compras donde el -Proveedor- cumplió con los pasos administrativos impuestos. (10 Pts.)
- % de compras que no tuvieron quejas del producto recibido. (35 Pts.)
- % de compras donde el Proveedor se diferenció entre otros proveedores. (35 Pts.)
Cada compra es evaluada en una escala de 1/100 y el resultado del promedio de todas las compras realizadas en el periodo de tiempo será la calificación final del proveedor.
En función del puntaje obtenido, los -Proveedores- son clasificados en tres categorías de acuerdo al siguiente detalle:
- APROBADO 70% al 100%
- CONDICIONAL 40% al 69%
- NO APTO 0% al 39%
El accionar de -La Empresa- ante el resultado de las evaluaciones sera el siguiente:
El resultado de la evaluación, calificación y desempeño de los proveedores se resume en el F-PG-03_04, Evaluación y Calificación de Proveedores. Los -Proveedores- evaluados corresponden a los proveedores de servicios e insumos críticos.
- APROBADOS: No habrá accionar, se mantiene y sostiene los -Proveedores- ideales para -La Empresa-
- CONDICIONALES: Se asignará un tiempo para que el -Proveedor- ajuste los procedimientos que causan el bajo puntaje.
- NO APTOS: Son dados de baja comercialmente hasta tanto puedan demostrar su mejora.
Cuando un -Proveedor- no reúna las condiciones establecidas en el Sistema de Gestión de -La Empresa- como resultado de la Evaluación o por motivos particulares, la baja del sistema comercial es requerida por el responsable de la evaluación y aprobada por el -Representante de la Dirección-.Volver al Post: Aplicando las Normar ISO 9001
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