Analizando la información, cuestión de Idiomas!

En un ámbito tan diverso como la construcción donde la recolección de los datos viene de distintos participantes y estos pueden ubicarse en distintos puntos geográficos surge la necesidad de unificar la información.

En mi experiencia, pedirle a alguien que entregue un dato especifico..., y no solo eso, si no que lo anote de cual o tal manera es equivalente a pedirle un mes de su salario. Por que? Quizás por que anotar un dato se hace tedioso, quizás que no le cae bien quien se lo pide, o la que mas me seduce... por que simplemente no quiere o no está acostumbrado a hacerlo.

Entonces si no me dan la información no tengo la materia prima para llegar al análisis, y es aquí que surgió el lema "Me puedes dar como quieras la información", y yo dí por hecho que con mas o menos variaciones la misma persona siempre me dará la información con una forma parecida.

Y de algo parecido al siguiente ejemplo surgió una macro:

Por ejemplo:

1. Un Jefe de Obra realiza una solicitud de compra, el es muy metódico y lleva un registro de todas las ordenes de compra que realizó.
2. Un Operativo de Compras recibe el pedido y después de cotizar asigna la compra hacia un proveedor llamado Xxxx 01 S.A.
3. En Obra la compra la recibe un encargado de deposito y este también muy ordenado lleva su control en una lista, pero por cuestión de tiempo anota el nombre de fantasía del proveedor, el no solo anota lo que llega si no también su movimiento interno en el proyecto de entradas y salidas.
4. Los remitos llegan al área de pago y el área de pagos emite un pago a nombre de XXXX 01 S.A, la cual queda registrada también en una lista.

Al final de este ciclo repetitivo por la vida del proyecto nos damos con la siguiente situación:

1. El Jefe de Obra tiene un registro de todas sus solicitudes y Ordenes de Compra que realizó ordenada en una tabla simple con una columna para lo que pidió, otra para el proveedor y una ultima para el precio por que ese es su orden de importancia.
2. El Operativo de compras tiene un registro de todo lo que compró ordenado en una columna para el Proveedor, otra para lo que compro y una ultima para el precio.
3. El Encargado de Deposito tiene un registro de entradas y salidas ordenado las entradas por material en una columna, proveedor en otra columna, cantidad y si esta fue una recepción o una entrega a obra.
4. Y por ultimo los contables solo tienen el registro de los pagos, ordenados en una tabla por proveedor y monto pagado.

Ahora que ocurre cuando se juega un rol analítico y quiero saber lo siguiente:

• Cuanto de lo que se pidió se contrató?
• Cuanto de lo que se contrató se pagó?
• Cuanto de lo que se pagó fue entregado?
• Cuanto de lo que fue entregado se consumió?
• Cuanto es mi Stok?
• Cuanto es mi consumo promedio?

Entonces automáticamente surge el siguiente análisis:

• Cuanto de lo que se pidió se contrató = Σ de lo pedido - Σ de lo contratado
• Cuanto de lo que se contrató se pagó = Σ de lo contratado - Σ de lo pagado
• Cuanto de lo que se pagó fue entregado = Σ de lo pagado - Σ de lo recibido
• Cuanto de lo que fue entregado se consumió = Σ de las salidas del deposito
• Cuanto es mi consumo promedio = Σ de las salidas del deposito / un rango de tiempo

• Cuanto es mi Stok? = Σ de lo recibido - Σ de las salidas del deposito
• Cuanto debo? = Σ de lo pedido - Σ de lo recibido
• Cuanto me falta por contratar? = Σ del Presupuesto - Σ de lo contratado

Pero para lograr todo lo anterior debo de tener ordenada la  información y entender que para todos tiene distinto orden de prioridades, que todos tienen derecho a llamar a lo mismo con un nombre diferente y que el como unificar toda la información para analizarla es el punto de este articulo.

Y resumiendo los tipos de información en común concluyo solo en 3 tipos:

Ahora parto de la hipótesis de que todo la información tanto para NECESIDAD, COMPRA, MOVIMIENTO y OBLIGACIONES es errónea en su sintaxis hasta que demuestre lo contrario.

Y surge la aplicación de manera obligatoria del Diccionario con sus macros:

Funcionamiento de la macro:

Cada vez que agregue un item en la base de datos la macro va a revisar si existe en el diccionario.
Si existe la da por buena, en el caso que no, nos genera un items nuevo en 01, y al generala debemos escribir en 02, el nombre con el que la vamos a identificar.  03, nos dirá el numero de veces que el nombre viejo se encontró en las bases de datos.

A partir de acá cada vez que agregue información con el nombre viejo cambiara de manera automática por su equivalente por el nombre nuevo, entonces esto se vuelve un desafío a cuantas veces quien carga los datos lo hará de una manera distinta.

De esta manera con el avance de la carga de la información se le va enseñando al archivo de que manera debe de interpretarla y con cada avance el tiempo invertido debería de ser menor.

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Y escribime para enviarte el ejemplo!